Wiki > Gastouder

Wat is een goede administratie als nanny?

Waar bestaat een goede administratie uit voor een nanny?

 

Een goede administratie is belangrijk en fijn, voor jezelf! Maar ook verplciht voor de belasting.

Als je als gastouder aan huis of nanny werkt, freelance of als zzp-er, een nette administratie is belangrijk en fijn. Je weet dan exact wat je hebt verdient en wat je hebt uitgegeven. En je kan het gebruiken bij je belasting aangifte. Hieronder lees je hoe je een goede administratie opzet. Als je volgens de wet dienstverlening aan huis werkt valt het reuze mee, dan houd je meestal alleen rekening met je uren die je hebt gewerkt. De ouders van het gezin waar je werkt betalen over het algemeen voor kosten van uitjes en eten dus dat hoeft allemaal niet in jouw administratie te worden opgenomen. 

 


Een goede administratie bestaat uit de volgende aspecten

 

  1. Een jaaroverzicht van verzorgde opvanguren.
  2. Een jaaroverzicht van ontvangen bedragen gastoudervergoeding.
  3. Een overzicht van totale gemaakte kosten.
  4. Jaaroverzicht van de gewerkte uren.
  5. Jaaroverzicht van de verreden kilometers. ( als je een scooter of auto hebt)
  6. Overeenkomsten met gastouderbureau(s).
  7. Overeenkomsten met vraagouder(s).

 

Inkomsten: jaaropgave(n) De basis van je administratie is je jaaropgave. Hierop staan alle door jou verzorgde opvanguren met de daarbij behorende vergoeding.

 

Jaaropgave

We sturen je aan het einde van het jaar een jaaropgave. Deze jaaropgave kan je gebruiken bij je aangifte inkomstenbelasting om je inkomstenop te geven.

 

Er zit een verschil in aangifte tussen de freelancer en de zzp-er. Als freelancer bestaat je jaaropgave uit een overzicht van je werkelijk in dat jaar ontvangen inkomsten. Als zzp-er doe je aangifte met een jaaropgave gebaseerd op het totale aantal gewerkte uren over dat jaar en de daarbij behorende verdiensten. Je gastouderbureau moet aan jou de juiste jaaropgave verstrekken

 

Gemaakte kosten en bonnetjes

In je aangifte geef je niet alleen je inkomsten op, je kan ook je uitgaven opgeven. Bijvoorbeeld omdat je eten en drinken inkoopt voor je opvangkinderen, of omdat je hebt geïnvesteerd in speelgoed, knutselspullen of nieuwe boeken. Bewaar van alle kosten/uitgaven een ‘bewijsstuk’ zoals rekeningen of kassabonnetjes. De belastingdienst controleert soms en dan willen ze deze bonnen zien. Je kan een app gebruiken om je administratie te doen zoals Reeleezee en dan kan je meteen een foto maken van de bon om hem toe te voegen aan je administratie. Desalniettemin: Bewaren!

 

Leg een ( digitale) map aan

Heb je bonnen en rekeningen van uitgaven voor je gastouderopvang? Bewaar deze dan bijvoorbeeld in een ordner. Per maand een tabje kan bijvoorbeeld. Wanneer je je administratie van een jaar gaat afronden, verzamel je je jaaropgave krijg je van je gastouderbureau en je overzicht van uitgaven. Met behulp van deze gegevens vul jij, of vult je boekhouder, je aangifte inkomstenbelasting in.

 

Hoe lang moet je je administratie en bonnen bewaren? Bewaar je administratie in ieder geval 7 jaar. Dit is de termijn voor je fiscale bewaarplicht.

 

Welke kosten mag ik aftrekken?

Hieronder vind je een overzicht van alle kosten die je op mag gebruiken en aftrekken in je aangifte inkomstenbelasting. Bij alles geldt dat als je bij een gezin thuis werkt dit meestal al wordt betaald door de ouders. En vaak vergoeden ze ook speelgoed / eten op jouw verzoek als je dit in overleg aanschaft. Schiet nooit zomaar wat voor als je niet zeker weet of de ouders het eens zijn met de uitgaven.

 

  • Cursus EHBO ( herhaal ehbo)
  • Andere cursussen of betaalde bijeenkomsten/workshops in het kader van gastouder- of nannyopvang.
  • Kosten eten en drinken ( tenzij de ouders dit gewoon betalen)
  • Eten, drinken en tussendoortjes tijdens de opvang (voor de opvangkinderen).
  • Kosten voor educatie en vermaak • Speelgoed en kinderboeken voor de opvangkinderen.
  • Knutselzaken, zoals papier, stiften, verf, enz.
  • Abonnementen en lidmaatschappen: o.a. bibliotheek, kinderboerderij, kinderbladen.



Kilometervergoeding

  • Reiskosten, aftrekbaar € 0,19 per kilometer voor elke kilometer die zakelijk is gereden.

 

Telefoon-, computer- en verkoopkosten

  • Bij mobiele telefoon: abonnements- en gesprekskosten (indien deze zakelijk wordt gebruikt en de kosten, binnen redelijke grenzen, nodig zijn voor de uitvoering je werk als gastouder).
  • Internetkosten (o.a. hostingskosten en domeinnaamregistratie).
  • Reclame- en advertentiekosten.

 

Kantoorkosten en overige kosten

  • Kantoorartikelen (o.a. enveloppen, briefpapier, pennen, inktpatronen, nietmachine enz.)
  • VOG-verklaring en kosten leges voor inschrijving LRK (Landelijk Register Kinderopvang).
  • Kosten inschrijving Personenregister. • Kosten voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
  • Zakelijke verzekeringen (o.a. (bedrijfs)aansprakelijkheid, arbeidsongeschiktheid, ongevallen, rechtsbijstand).
  • Bankkosten (voor de zakelijke bankrekening).
  • Administratiekosten en belastingaangifte (o.a. boekhouder). Uitgaven voor bedrijfsmiddelen (die meerdere jaren kunnen worden gebruikt) boven € 450,- zijn geen kosten maar investeringen. Investeringen mag je jaarlijks afschrijven (in de regel 20% van de aanschafwaarde).

 

Overzicht van kosten met een ‘drempel’ of verminderd aftrekbaar

  • Representatiekosten 80 % (o.a. recepties, congressen, beurzen, seminars, excursies en studiereizen).
  • Opleiding/studiekosten zijn aftrekbaar vanaf een bedrag van € 250,-.

 

Welke kosten mag je niet aftrekken?

  • Kosten voor een niet-zelfstandige werkruimte in de (privé)woning. Hieronder vallen ook de kosten voor gas, water en elektra.
  • Inrichting voor een niet-zelfstandige werkruimte in de (privé)woning.
  • Kosten waar een vergoeding voor is ontvangen die niet wordt meegenomen in de omzet.
  • Werkkleding, tenzij er een zakelijk verband is tussen je werkkleding en je werk als gastouder. Ook moet er op je werkkleding dan een duidelijk zichtbaar logo staan van tenminste 70 cm2.
  • Kosten voor jouw persoonlijke verzorging als gastouder.
  • Boetes (o.a. verkeers- en belastingboetes).